Полезно знать · Сайты

Дебиторская задолженность: как перестать кредитовать клиентов

Как контролировать долги клиентов: реестр задолженности, лимиты отсрочки, напоминания, отчёт по срокам и работа с просрочкой.

Дебиторская задолженность: как перестать кредитовать клиентов Как контролировать долги клиентов: реестр задолженности, лимиты отсрочки, напоминания, отчёт по срокам и работа с просрочкой. Отсрочка платежа — это кредит, который вы выдаёте клиенту из своих оборотных средств. Без процентов, без залога и обычно без внятного лимита. Пока таких кредитов два-три, они не заметны. Когда их тридцать, компания обнаруживает, что зарабатывает нормально, а денег на счёте нет — они лежат в чужих кассах. Разберём, как навести порядок в долгах клиентов: что фиксировать, какие лимиты ставить, как напоминать и что делать с просрочкой. Сколько реально стоит отсрочка Простой расчёт, который стоит сделать каждому. Компания с оборотом 5 млн ₽ в месяц даёт отсрочку 30 дней. Средний размер дебиторки — около 2 млн ₽. Чтобы работать в таком режиме, нужны оборотные средства. Если их не хватает, компания берёт кредит: 2 млн ₽ под 22% годовых — это 440 000 ₽ в год. Иными словами, бесплатная для клиента отсрочка стоит компании больше трети миллиона рублей ежегодно. И это только прямые расходы, без учёта упущенных возможностей: на эти деньги можно было закупить товар, нанять человека или дать рекламу. Вывод не в том, что отсрочки — зло. Они часто необходимы для конкуренции. Вывод в том, что отсрочка — это платная услуга, и она должна быть управляемой. Что нужно фиксировать Минимальный набор данных по каждому долгу: клиент и договор;сумма и дата возникновения;срок оплаты по договору;фактические оплаты (в том числе частичные);остаток долга;количество дней просрочки;документы: счёт, акт, накладная, переписка о согласовании сроков. Пока это лежит в разных местах — счёт в почте, акт в папке, обещание клиента в мессенджере — контроля нет. Долг существует, но никто не может назвать его точную сумму на сегодня, и разговор с клиентом строится на воспоминаниях. Именно поэтому реестр задолженности — базовая часть финансового учёта, а не отдельная таблица у бухгалтера. Отчёт по срокам: главный инструмент Одна таблица, которая меняет отношение к дебиторке. Долги разбиваются по возрасту: текущие, срок не наступил;просрочка до 30 дней;30–60 дней;60–90 дней;свыше 90 дней. Смысл в том, что вероятность возврата резко падает с возрастом долга. Долг до 30 дней возвращается почти всегда. Долг старше 90 дней — уже вопрос, а старше года взыскивается редко и обычно через суд. Отчёт делает очевидными две вещи: какие долги требуют действий сегодня и какие клиенты систематически платят поздно. Второе важнее: обычно 3–5 клиентов создают большую часть проблемы. Лимит отсрочки: как ставить Правила, которые работают в малом бизнесе: Новый клиент — без отсрочки или с предоплатой 50% на первые 2–3 сделки Это не про недоверие, а про отсутствие истории.Лимит в деньгах, а не только в днях «Отсрочка 30 дней» без ограничения суммы означает, что клиент может набрать долгов на месячную выручку.Лимит зависит от истории: платит вовремя — лимит растёт, задерживает — снижается.Стоп-отгрузка при превышении лимита или наличии просрочки Это должно срабатывать автоматически, а не по решению менеджера, которому не хочется портить отношения.Скидка за предоплату вместо отсрочки 2–3% скидки часто дешевле, чем кредит под 22%. Пятый пункт — самый недооценённый. Клиенту предлагается выбор, и часть выбирает скидку. Компания получает деньги сразу. Напоминания: когда и как Работающая схема из трёх шагов: За 3 дня до срока: короткое напоминание, что оплата ожидается. Тон нейтральный, задача — не забыть, а не давить.В день оплаты: уточнение, отправлен ли платёж, всё ли в порядке с документами. Часто выясняется, что счёт не дошёл или не подписан акт.На следующий день после просрочки: обращение к ответственному лицу с конкретной суммой и датой. Автоматические напоминания снимают с менеджера неприятную обязанность «звонить и просить». Система напоминает сама, а менеджер подключается там, где нужен разговор. Как это выглядит в работающем виде, показано в разборе деньги без десяти таблиц: онлайн-учёт для студии услуг. Что делать с просрочкой Порядок действий по возрастанию жёсткости: Выяснить причину Иногда это не отказ платить, а неподписанный акт, потерянный счёт или отсутствие ответственного из-за отпуска. Такие случаи решаются за день.Согласовать график погашения письменно Разбить долг на части с датами — часто эффективнее требования «заплатите всё сразу».Приостановить отгрузки Работает, если клиент заинтересован в дальнейших поставках.Претензия Официальное письмо с расчётом суммы, ссылкой на договор и сроком.Суд Имеет смысл при существенных суммах и наличии документов: договор, накладные, акты, переписка. Пятый пункт полностью зависит от того, насколько аккуратно велись документы. Долг, подтверждённый подписанными актами, взыскивается. Долг «по договорённости в мессенджере» — почти никогда. Как ведёт себя долг без контроля: пример Компания продаёт материалы, оборот 4 млн ₽ в месяц, отсрочка 30 дней. Через год работы без реестра и лимитов: дебиторка 2,6 млн ₽ вместо расчётных 1,8 млн;из них 700 000 ₽ — просрочка старше 60 дней;400 000 ₽ приходится на двух клиентов, которые «всегда платят, но потом»;компания взяла кредит на 1,5 млн ₽, чтобы закрывать закупки. После наведения порядка — реестр, отчёт по срокам, лимиты, автоматические напоминания и стоп-отгрузка — через три месяца дебиторка снизилась до 1,9 млн ₽. Часть кредита закрыта, потери — один клиент, который ушёл к конкуренту с более мягкими условиями. Обычно это тот же клиент, который приносил меньше всего маржи. Связь с кассовыми разрывами Дебиторка — главная причина ситуации «прибыль есть, денег нет». Пока долги не разложены по срокам, невозможно построить платёжный календарь: непонятно, сколько денег придёт на следующей неделе. Подробно этот механизм разобран в статье кассовый разрыв: как увидеть его заранее. Частые вопросы Можно ли вести дебиторку в таблице? Пока клиентов десяток — да. Проблемы начинаются при частичных оплатах, нескольких договорах на клиента и необходимости видеть просрочку в днях. Подробнее — в материале когда Excel уже мало для учёта денег. Как отказать в отсрочке и не потерять клиента? Предложить альтернативу: скидку за предоплату, частичную предоплату, разбивку поставки. Отказ без варианта воспринимается как отказ работать. Кто должен заниматься долгами? В небольшой компании — менеджер, который ведёт клиента, с контролем руководителя раз в неделю по отчёту. Передавать «взыскание» отдельному человеку обычно рано. Стоит ли начислять пени? Как инструмент в договоре — да. На практике их редко взыскивают, но упоминание в претензии заметно ускоряет оплату. Какой уровень дебиторки считать нормальным? Ориентир: не больше одного месячного оборота при отсрочке 30 дней. Больше — значит, лимиты не работают. Вывод Контроль долгов состоит из четырёх элементов: единый реестр с документами, отчёт по срокам, лимиты с автоматической стоп-отгрузкой и регулярные напоминания. Всё остальное — переговоры, претензии, суды — следствие того, что первые четыре не были настроены. Мы собираем учёт так, чтобы задолженность и просрочка считались сами, а напоминания уходили без участия менеджера: посмотреть, что входит в финансовый учёт или написать нам о задаче.