Полезно знать · Сайты

Кассовый разрыв: как увидеть его за месяц до проблемы

Почему прибыльная компания остаётся без денег, как построить платёжный календарь и что делать, если разрыв обнаружен заранее.

Кассовый разрыв: как увидеть его за месяц до проблемы Почему прибыльная компания остаётся без денег, как построить платёжный календарь и что делать, если разрыв обнаружен заранее. Кассовый разрыв — это момент, когда платить надо, а денег нет. При этом компания может быть прибыльной, с растущей выручкой и полным портфелем заказов. Именно поэтому разрыв почти всегда становится неожиданностью: в отчёте о прибыли всё хорошо, а 10 числа нечем платить зарплату. Разберём, откуда берётся этот разрыв между прибылью и деньгами, как построить простой прогноз и что делать, если провал виден за три недели. Прибыль и деньги — разные вещи Числовой пример, который стоит примерить к своему бизнесу. Компания оказывает услуги. За месяц: закрыто актами работ на 3 000 000 ₽;расходы — 2 550 000 ₽;прибыль — 450 000 ₽. При этом на счёте к концу месяца — минус. Почему: из 3 млн ₽ выручки деньгами получено только 1,4 млн: остальное придёт через 30–45 дней;600 000 ₽ висит в просрочке старше двух месяцев;поставщикам и подрядчикам компания платит по факту, без отсрочки;зарплата и налоги — фиксированные даты, независимо от того, заплатили ли клиенты. Прибыль реальна. Просто она находится не в кассе, а в чужих бухгалтериях. Отчёт о прибыли этого не показывает — для этого нужен отчёт о движении денег. Основные причины разрывов Несимметричные условия оплаты. Клиентам даёте 30 дней, поставщикам платите сразу. Чем больше оборот, тем больше денег заморожено. Это причина номер один, и она усиливается при росте. Рост без оборотных средств. Заказов стало в два раза больше — значит, в два раза больше нужно закупить и заплатить исполнителям до получения денег. Быстрый рост съедает деньги активнее, чем стагнация. Сезонность. Расходы ровные, поступления неровные. Классика для строительства, туризма, сельского хозяйства, образования. Закупка запаса. Одна крупная закупка «по хорошей цене» может вынести всю месячную подушку. Налоговые и обязательные платежи. Даты известны заранее, но в календарь их вносят редко. Просроченная дебиторка. Отдельная большая тема, разобранная в статье дебиторская задолженность: как перестать кредитовать клиентов. Платёжный календарь: как построить Инструмент простой, а эффект дают уже первые две недели ведения. Нужна таблица по дням или неделям на 4–8 недель вперёд. Строки: Остаток денег на начало периода (все счета и касса).Ожидаемые поступления по датам: по каждому счёту с учётом реального срока оплаты, а не желаемого.Обязательные платежи по датам: зарплата, налоги, аренда, кредиты, поставщики с конкретными сроками.Необязательные платежи: закупка запаса, реклама, ремонт, покупка оборудования.Остаток на конец периода. Разрыв — это отрицательный остаток в какой-то день. Задача календаря — увидеть его заранее. Важная деталь: поступления нужно заносить по фактическому поведению клиента, а не по договору. Если клиент всегда платит на 10 дней позже срока, ставьте реальную дату. Оптимистичный календарь бесполезен. Пример календаря на четыре недели Остаток на старте: 300 000 ₽. Неделя 1: поступления 700 000 ₽, платежи 500 000 ₽ (в том числе аренда). Остаток 500 000 ₽. Неделя 2: поступления 200 000 ₽, платежи 900 000 ₽ (зарплата и налоги). Остаток −200 000 ₽. Неделя 3: поступления 1 100 000 ₽, платежи 400 000 ₽. Остаток 500 000 ₽. Неделя 4: поступления 300 000 ₽, платежи 350 000 ₽. Остаток 450 000 ₽. Разрыв — на второй неделе, 200 000 ₽. При этом месяц в целом закрывается с плюсом. Без календаря проблема обнаружилась бы в день зарплаты, и решать её пришлось бы дорого. Что делать, если разрыв виден заранее За три недели до провала выбор широкий и почти бесплатный: Ускорить поступления. Позвонить по просроченным долгам, предложить скидку 2% за оплату на этой неделе, попросить частичную оплату по крупному счёту.Сдвинуть необязательные платежи. Закупку запаса, рекламный бюджет, покупку оборудования перенести на неделю позже.Договориться об отсрочке с поставщиком. Обычно возможно, если предупредить заранее, а не после просрочки.Изменить порядок платежей. Сначала критичные (зарплата, налоги), потом остальные.Использовать овердрафт на несколько дней. Дорого в процентах, но дёшево в абсолютных цифрах, если речь о неделе. За три дня до провала остаются только плохие варианты: срочный кредит под высокую ставку, задержка зарплаты, просрочка налога с пенями, срыв поставки. Разница между этими двумя наборами решений — только в наличии прогноза. Как снизить риск на будущее Системные меры, а не пожарные: Симметрия условий Если даёте отсрочку клиентам, добивайтесь отсрочки у поставщиков.Аванс Даже 30% предоплаты меняет картину радикально: часть расходов покрывается деньгами заказчика.Лимиты отсрочки по клиентам с автоматической стоп-отгрузкой.Резерв Ориентир для малого бизнеса — сумма обязательных платежей на 3–4 недели.Разделение денег по назначению Налоги, отложенные сразу при поступлении, не тратятся случайно.Регулярность прогноза Календарь обновляется раз в неделю, а не когда стало тревожно. Как онлайн-учёт помогает делать это без ручных таблиц, показано в разборе деньги без десяти таблиц. Почему без учёта прогноз не работает Платёжный календарь строится на данных: какие счёта выставлены и когда по ним обещали заплатить, какие обязательства и с какими датами есть у компании, сколько денег на всех счетах прямо сейчас. Если эти данные лежат в трёх таблицах, почте и памяти бухгалтера, календарь придётся собирать вручную несколько часов — и он устареет через два дня. В системе учёта поступления и обязательства уже занесены, поэтому прогноз открывается как отчёт. Что для этого нужно, описано в разделе финансового учёта и в общем материале как информационные системы помогают навести порядок. Частые вопросы Насколько далеко нужно прогнозировать? Для малого бизнеса достаточно 4–8 недель по неделям и 3–6 месяцев крупными мазками. Дальше точность падает настолько, что толку мало. Кто должен вести календарь? Тот, кто принимает решения о платежах: обычно руководитель или финансовый помощник. Ведение занимает 20–30 минут в неделю. Что делать, если поступления совсем непредсказуемы? Тогда работать нужно с расходной частью: знать сумму обязательных платежей на месяц вперёд и держать резерв не меньше этой суммы. Можно ли считать кассовый разрыв нормальным при росте? Периодические разрывы при быстром росте — обычное явление. Ненормально — узнавать о них в день платежа. Помогает ли кредитная линия? Как страховка — да, при условии, что она открыта заранее. Открывать линию в момент разрыва дорого и долго. Вывод Кассовый разрыв — это не следствие плохой работы, а следствие несовпадения дат. Прибыль отвечает на вопрос «выгодно ли», деньги — на вопрос «чем платить в четверг». Нужны оба ответа, и второй требует платёжного календаря на 4–8 недель вперёд. Мы собираем финансовый учёт так, чтобы прогноз поступлений и платежей был отчётом, а не ручной работой: посмотреть состав финансового учёта или описать задачу в короткой заявке.